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[email protected]Sintesi con note procedurali e indicazioni operative sul provvedimento del garante della Privacy del 29 04 2026 in materia di trattamento dei documenti di identità degli ospiti di esercizi alberghieri o di altre strutture ricettive
SINTESI IN PUNTI DEL PROVVEDIMENTO DEL GARANTE (29 APRILE 2026)
Aumento delle criticità segnalate
• Crescita di segnalazioni, reclami e quesiti sul trattamento dei documenti d’identità da parte di strutture ricettive.
• «…si è osservato… un considerevole aumento di segnalazioni…»
• Incremento dei data breach con esfiltrazione di copie di documenti.
«…episodi di violazione dei dati personali… con esfiltrazione…»
Pratiche scorrette diffuse
• Foto dei documenti con smartphone.
• Invio dei documenti tramite WhatsApp o altre app di messaggistica.
«…mediante l’effettuazione di foto… oppure l’invio attraverso servizi di messaggistica…»
Obblighi di legge per le strutture ricettive
• L’art. 109 TULPS impone solo la comunicazione dei dati degli ospiti all’Autorità di P.S.
«…obbligo… di trasmettere i dati identificativi degli ospiti all’autorità di pubblica sicurezza.»
• Non esiste alcun obbligo di conservare copie dei documenti.
Dati che devono essere comunicati
• Solo quelli previsti dal decreto 7 gennaio 2013 (modificato 2021): generalità, estremi documento, durata soggiorno.
• «…le informazioni… sono: data di arrivo… cognome… tipo documento… numero documento…»
Divieto di conservazione delle copie
• Le strutture devono cancellare i dati digitali e distruggere eventuali copie cartacee subito dopo la ricevuta di trasmissione.
• «…tenuti alla cancellazione dei dati digitali… e alla distruzione della copia cartacea…»
Rischi e obblighi in caso di violazione
• Obbligo di notifica al Garante entro 72 ore.
• «…notifica all’autorità di controllo… entro 72 ore…»
Indicazioni operative del Garante
• Vietato trattenere copie dei documenti.
• Vietato fotografare documenti o usare WhatsApp.
• Necessario formare il personale.
• Necessario regolare i rapporti con fornitori di software (art. 28 GDPR).
Il provvedimento del Garante rafforza un concetto fondamentale:
le strutture ricettive non possono creare archivi paralleli di documenti d’identità.
Questo ha un impatto diretto sull’attività di PG:
• Riduce il rischio di furti d’identità e frodi documentali.
• Consente controlli più mirati: la presenza di copie di documenti è già un indicatore di irregolarità.
• Chiarisce definitivamente che l’unico archivio legittimo è quello del Ministero dell’Interno (Alloggiati Web).
• Aiuta a distinguere tra condotte lecite (verifica e comunicazione) e illecite (conservazione, duplicazione, invio tramite WhatsApp).
NOTA PROCEDURALE E INDICAZIONI OPERATIVE
Durante i controlli presso strutture ricettive
Verificare:
Modalità di raccolta dei documenti
Chiedere:
• “Come acquisite i dati dei documenti?”
• “Effettuate foto o scansioni?”
• “Ricevete documenti via WhatsApp o email?”
Se sì → violazione immediata.
Conservazione delle copie
Richiedere di visionare:
• archivi digitali;
• cartelle su PC;
• gallerie fotografiche su smartphone aziendali;
• sistemi gestionali.
Se sono presenti copie → violazione art. 5 e 32 GDPR.
Verifica della cancellazione
Accertare che:
• dopo la ricevuta Alloggiati Web, i dati siano cancellati;
• non esistano copie cartacee.
Rapporti con fornitori software
Verificare:
• esistenza di contratto ex art. 28 GDPR;
• misure di sicurezza adottate.
Formazione del personale
Chiedere:
• “Avete ricevuto istruzioni scritte sul trattamento dei documenti?”
• “Sapete che non potete conservare copie?”
Mancanza di formazione = criticità.
In caso di violazioni riscontrate
Procedere a:
A. Segnalazione al Garante
Se la violazione è attuale o sistemica.
B. Comunicazione all’Autorità di P.S.
Se emergono: